Kapadokya Üniversitesi, 2005 yılında, Kapadokya Meslek Yüksekokulu olarak Kapadokya bölgesinin önemli tarihi merkezlerinden biri olan Ürgüp’ün Mustafapaşa beldesinde eğitim hayatına Bbaşlamıştır. 1 Temmuz 2017 tarihinde Resmî Gazete’de yayınlanan 7033 sayılı kanun ile de üniversiteleşmiştir.
Okulumuz, birikimlerini seferber eden, bölge yaşayanları ile eğitime gönül verenlerin imeceyle kurdukları ilk ve tek yükseköğretim kurumudur.
2011 yılında havacılık programlarında atağa geçmiş olan okulumuzun havacılığın kalbi İstanbul Sabiha Gökçen Havalimanında bir yerleşkesi daha bulunmaktadır.
Yüksekokulumuz kuruluşunun ardından kısa bir zaman zarfı içerisinde uygulamalı eğitimleriyle, sektör işbirlikleriyle ülkemiz eğitim hayatında özel bir yer elde etmiş, havacılıktan sağlığa pek çok ilklere ve başarılara imza atmıştır.
Eğitim hayatına yaşayarak öğrenme düsturuyla devam etmekte, bu yolda yeni projeler üzerine çalışmaktadır.
⚠️ Karşılaşılan Zorluklar ve Dönüşüm İhtiyacı
Kapadokya Üniversitesi, dijitalleşen dünyada öğrenci ve veli beklentilerine anında yanıt verebilmek adına önemli iletişimsel zorluklarla karşı karşıyaydı:
📌 Zorluklar:
- 🎧 Yoğun Çağrı Trafiği: Özellikle kayıt, tercih ve sınav dönemlerinde çağrı merkezine ulaşmak isteyen kişi sayısında ciddi artış yaşanıyor, bu da yanıt sürelerinin uzamasına neden oluyordu
- 📄 Yinelenen Sorular: Öğrencilerden gelen soruların büyük çoğunluğu birbirine benzer nitelikteydi ve insan kaynağı tekrarlayan işlerle meşgul oluyordu.
- ⏳ Sınırlı Erişim Süresi: Destek yalnızca mesai saatlerinde sağlanabildiğinden öğrenciler hafta sonu veya akşam saatlerinde yanıt alamıyordu.
- 🔍 Bilgiye Erişimde Zorluk: Aday öğrenciler için rehberlik ve yönlendirme hizmetleri sınırlı kalıyor, hızlı bilgiye ulaşmak zorlaşıyordu.
🔄 Dönüşüm İhtiyacı:
Bu zorluklar, üniversitenin iletişim süreçlerinde otomasyon, 7/24 erişim ve yüksek ölçeklenebilirlik sağlayan bir çözüme ihtiyaç duyduğunu gösterdi.
- Daha hızlı ve tutarlı bilgi akışı sağlamak
- İnsan kaynağını daha katma değerli işlerde kullanabilmek
- Aday öğrencilerle etkili ilk temas kurarak tercih sürecine katkı sunmak
- Kurumun dijitalleşme vizyonunu ileriye taşımak
Elde Edilen Kazanımlar
Kapadokya Üniversitesi, Exairon ile birlikte WhatsApp kanalı üzerinde yürütülen makine senaryolu yapı sayesinde öğrenci iletişimini sadeleştiren ve süreçleri hızlandıran önemli adımlar attı.
📌 Yapılandırılmış ve Yönlendirici İletişim
- Makine senaryosu ile öğrenciler belirli konu başlıklarında (kayıt, burs, yurt, akademik takvim vb.) yönlendirilerek doğru bilgiye kolayca ulaşabildi.
- Manuel hataları en aza indiren yapı sayesinde tutarlı iletişim sağlandı.
🕐 Zaman Kazancı ve Operasyonel Hafifleme
- WhatsApp üzerinden gelen mesajlar, önceden kurgulanmış akışlarla yanıtlandığı için ilgili birimlere yönlendirme ihtiyacı azaldı.
- Temsilciler yalnızca özel durumlara müdahale ederek zaman ve kaynak tasarrufu sağladı.
📱 Yaygın ve Kolay Erişim
- Öğrenciler WhatsApp gibi sık kullanılan bir platform üzerinden üniversiteyle iletişim kurabildi.
- Erişim süreci daha hızlı ve kullanıcı dostu hale geldi.
🎓 Aday Öğrenciler İçin Net Bilgilendirme
- Tercih ve kayıt dönemlerinde, aday öğrenciler ihtiyaç duydukları konularda önceden yapılandırılmış senaryo sayesinde adım adım bilgilendirildi.
- İletişim net, anlaşılır ve yönlendirici şekilde kurgulandı.
🔒 KVKK Uyumlu Güvenli İletişim
- Tüm süreçler, kişisel verilerin korunmasına uygun şekilde tasarlandı.
- Veri güvenliği sağlanarak kurumsal sorumluluk ön planda tutuldu.
🎯 Sonuç
Kapadokya Üniversitesi, Exairon’ın sunduğu makine senaryosu tabanlı yapı ile sadece WhatsApp kanalını kullanarak öğrenci iletişiminde sade, hızlı ve yönlendirici bir deneyim oluşturdu.
Bu iş birliği sayesinde üniversite;
- Sıkça sorulan konularda tutarlı bilgi akışı sağladı,
- Temsilci yükünü azaltarak kaynaklarını daha verimli kullandı,
- Öğrencilere ve aday öğrencilere kolay erişilebilir ve güvenli bir kanal sundu.
